Eurostar bleibt dank Cloud-Transformation auf Kurs

Neben dem Druck, in die Cloud zu wechseln, lief auch der Vertrag des Unternehmens mit einem herkömmlichen Rechenzentrum bald ab. Deshalb musste es schnell reagieren und wichtige Systeme übertragen, um zusätzliche hohe Vertragskosten zu vermeiden.

Geschäftliche Herausforderung

Den vielleicht größten Teil des technischen Migrationsprojekts machte die Oracle E-Business Suite (EBS) aus. Oracle EBS ist eines der wichtigsten Systeme von Eurostar und bildet die Grundlage für viele Arbeitsabläufe – von der Mitarbeitergehaltsabrechnung bis zur Beschaffung von Lieferanten. Benutzer hatten zunehmend einen Verlust der Leistung bemerkt. Mit nur begrenzt verfügbaren Ressourcen zur Verwaltung der Oracle-Infrastruktur deckten Mitarbeiter während Spitzenzeiten immer mehr Probleme auf.

Da Oracle EBS auf physischen Servern in einem Rechenzentrum eines Drittanbieters ausgeführt wurde, war das IT-Team von Eurostar in seiner Reaktionsgeschwindigkeit und darin, wie schnell es Änderungen vornehmen konnte, sehr eingeschränkt. Um Flexibilität und einen kosteneffektiven Betrieb zu erreichen, entschied sich Eurostar, sein gesamtes System für Finanzen, Gehaltsabrechnung, iProcurement und Personalakten in die Cloud zu übertragen. Laurent und sein Team sahen dies als Gelegenheit, ein Oracle EBS-System zu implementieren, das zuverlässiger, einfacher zu skalieren und flexibel genug ist, um kostspielige Ersatzlizenzen oder Serverkapazitäten zu vermeiden.

Die Übertragung von Oracle EBS in die Cloud würde die Migration von nahezu 30 Datenbanken mit Terabytes an Daten und die Aktivierung neuer Funktionen zur Verbesserung der Leistung für Benutzer umfassen. Aufgrund des bevorstehenden Ablaufs des Vertrags mit dem Rechenzentrum hatte Eurostar nur sechs Monate Zeit, um die Migration durchzuführen.

Nach Abstecken des Umfangs des Migrationsprojekts stellte Eurostar fest, dass das interne Team nicht über die Ressourcen verfügte, um die Frist einzuhalten. „Wir hatten auf Grundlage bestimmter Annahmen ein Anwendungsbeispiel erstellt“, sagte Laurent. „Allerdings haben wir anfangs unterschätzt, was für die Migration von Oracle EBS erforderlich wäre. Daher brauchten wir schnell einen Plan, mit dem wir die Frist noch einhalten konnten. Das war der Punkt, an dem wir uns auf die Suche nach Unterstützung von außen machten.“

Lösung

Hitachi Vantara war eines von mehreren Unternehmen, die gebeten wurden, Optionen für den technischen Support der Migration von Oracle EBS in die Cloud vorzulegen. Das Hitachi-Team reagierte mit einem umfassenden Plan, der die besten Cloud-Optionen bewertete, die Anforderungen an die Implementierung definierte und die auf beiden Seiten erforderlichen Ressourcen zur Erreichung des Ziels festlegte. Nicola Palmer, Head of Corporate and Operational Systems bei Eurostar, erinnert sich: „Hitachi bot uns Optionen und eine detaillierte Analyse sowie verschiedene Bereitstellungsarten, einschließlich des Wechsels zwischen Onshore- und Offshore-Operationen, um sicherzustellen, dass wir auch das erhielten, was wir benötigten.“

Für Martin Chapman, Teamleiter Professional Services bei Eurostar, würde Hitachis Vorschlag „sicherstellen, dass wir alles so schnell wie möglich abgeschlossen haben, damit wir uns wieder mit unserer eigentlichen Arbeit beschäftigen können – dem Betrieb von Eurostar im Namen unserer Kunden.“

Das ursprüngliche technologieunabhängige Angebot von Hitachi hatte das Anwendungsbeispiel anhand einer Reihe von Cloud-Plattformen untersucht. Andere Eurostar-Systeme waren bereits auf Amazon Web Services (AWS) migriert, daher entschied sich das Unternehmen für diese Plattform.

Laurent betonte: „Hitachi setzte auf AWS als Marktführer. Dieses Projekt hatte für sie eine ebenso große Bedeutung wie für uns. Angesichts einer Migration mit einem so engen Zeitplan waren diese Motivation und dieses Engagement für uns der entscheidende Faktor.“

Eurostar verfügte über AWS-zertifizierte Experten, darunter auch in seinem DevOps-Team. Das kombinierte Kernteam für die technische Implementierung setzte sich aus einem leitenden Architekten von Eurostar und einer Mischung aus internem technischem Fachwissen von Hitachi-Spezialisten zusammen.

Nigel Ogden, Senior Director, Operations bei Hitachi, war der Ansicht, dass der Aufbau des richtigen Teams die Grundlage für eine erfolgreiche Projektabwicklung bildete. „Von den ursprünglichen Gesprächen zu den Anforderungen über die Festlegung des Umfangs bis hin zur Implementierung selbst war es ein ausgezeichnetes Beispiel dafür, wie durch enge Teamarbeit zwischen einem Kunden und einem vertrauenswürdigen Partner wirklich Großartiges erreicht werden kann“, sagte er. „Ohne einen gemeinsamen Teamgeist und eine gemeinsame Arbeitsauffassung hätten die strengen Zeitvorgaben nie im Rahmen des Budgets und in der Qualität eingehalten werden können, die wir letztendlich erreicht haben.“

Wie Nicola sagt: „Wir können die besten technischen Fähigkeiten der Welt haben, aber wenn wir nicht mit anderen zusammenarbeiten können, verläuft das Projekt möglicherweise nicht so erfolgreich wie es sein sollte. Hitachi brachte konzentriertes Arbeiten bei entspannter Atmosphäre ein. Wir haben ein wirklich gutes Verhältnis aufgebaut.“

Wertschöpfung

Schnelle, hochwertige Bereitstellung
Nach Beginn des Migrationsprojekts wäre es sinnlos gewesen, schnell Terabytes an Daten zu migrieren, wenn das Unternehmen beim endgültigen Wechsel nicht ordnungsgemäß funktionieren könnte. Martin betonte: „Bei dieser Migration konnten wir es uns schlicht und einfach nicht leisten, dass etwas schiefläuft.“

Eurostar setzte darauf, dass die AWS-Migration auch das angestrebte Ziel erreichte, der Frustration der Benutzer beim Warten auf Bildschirmaktualisierungen oder beim Abschließen von Gehaltsabrechnungsprozessen über Nacht endlich ein Ende zu bereiten. Daher wurde jedes Element der Migration in einzelne Aktivitäten aufgeschlüsselt. Einige Elemente konnten eingerichtet und dann im Hintergrund ausgeführt werden, andere erforderten eine minutengenaue technische Überwachung. Hier verlieh die Fähigkeit Hitachis, Onshore- und Offshore-Kompetenzen zu kombinieren, dem Projekt einen hohen Mehrwert.

Die Migration von Oracle EBS in die Cloud profitierte aufgrund der Möglichkeit, den Workload bei Bedarf zu erhöhen, ohne den Prozess zu unterbrechen, auch von einer Sprint-Methodik. Das kombinierte Hitachi- und Eurostar-Team verfügte über Fähigkeiten im Überfluss, was bedeutete, dass es Teammitglieder an eine bestimmte Aufgabe setzen konnte, um diese schnell zu erledigen. „Als wir sagten, wir würden das System aktivieren, haben wir das auch getan“, sagte Nicola. „Tatsächlich wurden wir früher fertig und hatten vor der eigentlichen Aktivierung noch ein paar Stunden Zeit. Das Projekt war erfolgreicher als wir dachten.“

Das „Unerreichbare“ erreichen
Hitachi wurde mit der Umsetzung der Konzepte des leitenden Architekten beauftragt. Es wurde eigens ein Verantwortlicher für die Bereitstellung ernannt. Gleichzeitig wurde auch auf das Fachwissen des internen Architektenforums zurückgegriffen. Anschließend machte sich Hitachi an die Bewertung der vorhandenen Systeme, die für die Migration bereit waren. Dazu bediente es sich einer physischen und logischen Beurteilung, die Eurostar das Vertrauen für die Aktivierung geben würde.

„Für Hitachi war keine Aufgabe zu groß oder zu klein – jeder hat mit angepackt“, erklärte Nicola. „Was wir bei der Migration dieser großen Anzahl von Datenbanken in dieser kurzen Zeit erreicht haben, hat meiner Ansicht nach einen neuen Maßstab in der Branche gesetzt.“

Nicola fuhr fort: „Wir standen unter extremem Zeitdruck, die Migration innerhalb nur weniger Monate durchzuführen. Aber Hitachi hat unsere Erwartungen übertroffen. Alle waren beeindruckt – besonders diejenigen, die nicht direkt mit ihnen an der Migration gearbeitet hatten. Denn jeder Tag Verzögerung hätte enorme Kosten verursacht, und doch haben wir es geschafft, alle Daten pünktlich zu migrieren.“

Laurent betonte: „Wir dürfen nicht vergessen, dass dies ein schneller Prozess war. Das Projekt war für Hitachi und uns gleichermaßen wichtig. Es war eine echte Herausforderung und sie haben uns nicht enttäuscht.“

Doch die Migration selbst war nie das Endziel. Das eigentliche Ziel bestand darin, die Arbeit von Eurostar mit Oracle EBS zu verbessern und seine Teams in die Lage zu versetzen, inkrementelle Verbesserungen vorzunehmen, die in Zukunft Geschäftsergebnisse liefern würden.

Weniger Probleme, mehr Flexibilität
Ursprünglich hatte Martin Bedenken hinsichtlich der funktionalen Auswirkungen des Wechsels in die Cloud. „Wir hatten Fragen dazu, wie reaktionsschnell das System sein würde – zum Beispiel, wenn sich Benutzer bei der Cloud anmelden. Wenn überhaupt, ist es jetzt schneller. Das vorherige System war manchmal unglaublich langsam. Ein wirklich positiver Effekt für mich ist also, dass Nicht-Produktionssysteme fast mit der gleichen Geschwindigkeit wie die Live-Umgebung ausgeführt werden.“ Für jedes Projekt oder jede Bereitstellung konnten die Testzyklen verkürzt werden.

Diese Steigerung der Front- und Back-End-Leistung von Oracle EBS hat zu schnelleren Schnittstellen mit Banken, der britischen Steuerbehörde und anderen Cloud-Systemen, die mit Oracle EBS verbunden sind, geführt. Martins Team kann jetzt mehr Tests als je zuvor durchführen und Services einfach wechseln, wenn sie bereit sind.

Leistungsprobleme gehören der Vergangenheit an. Eurostar verfügt über die erforderliche Flexibilität und Hitachi ist zu einem wichtigen Partner für das laufende IT-Infrastrukturmanagement geworden.

Für Nicola wurde der Unterschied deutlich, als der Cloud-Service in Betrieb ging. „Die Leistung hat sich deutlich verbessert. Anrufe bei unserem Service-Desk zu Oracle EBS sind praktisch ausgeblieben. Unterm Strich ist die unterschwellige Spannung im Unternehmen, weil das System nicht so funktionierte, wie es sollte, plötzlich verschwunden.“

„Wir wussten, dass wir Geld sparen würden, wenn wir uns von einem Infrastrukturmodell verabschiedeten, das mit einem Investitionsaufwand verbunden ist“, erklärte Laurent. „Aber es ging um mehr als nur das. Da wir uns nun mit Oracle EBS auf AWS in der Cloud befinden, sind die vorherigen Leistungsprobleme verschwunden. Wir haben die Flexibilität, die wir uns gewünscht haben, und können unser Infrastrukturkonzept sehr viel schneller ändern – innerhalb von Tagen oder sogar Stunden.“

Die AWS-Plattform bietet ausführlichere Analysefunktionen, die Eurostar einen besseren Überblick darüber geben, was schrittweise verbessert werden kann, ohne die überstürzten Upgrades und Ausfallzeiten, die dafür in der Vergangenheit erforderlich waren. Als weiteren Vorteil konnte Hitachi Eurostar gleichzeitig eine standardisierte Datenbankplattform für etwa 30 seiner Nicht-Oracle-Systeme bereitstellen.

Die Beteiligung von Hitachi, das ursprünglich nur für den fortlaufenden Anwendungssupport für Oracle EBS auf AWS beauftragt war, endete nicht nach dem erfolgreichen Abschluss der Migration. Da Hitachi während des gesamten Migrationsprozesses Mehrwert bewiesen hat, hat Eurostar Hitachi mit dem Support weiterer Oracle-Vorgänge auf der AWS-Plattform nach der Implementierung betraut.

Laurent meint: „Hitachi verstand es, mit unseren Geschäfts- und Testteams zu interagieren. Es ist ihnen gelungen, Oracle EBS nahtlos zu AWS zu migrieren. Ich schätze Hitachi als zuverlässigen Partner und gehe davon aus, dass wir auch zukünftig zusammenarbeiten werden.“