Green Mountain Higher Education Consortium maximiert mit optimierter Oracle Cloud-Umgebung seine Effizienz

Lösung

Gemeinsam genutzte Services mit Oracle Cloud

Green Mountain Higher Education Consortium ist eine Partnerschaft mit Hitachi Vantara eingegangen, um seine digitale Transformation zu optimieren, die mit einem Beratungsauftrag begann. Im Rahmen dieser BPRR-Initiative (Business Process Reimagine and Redesign) wurden mithilfe der dedizierten ERP-Modernisierung für Oracle Practice von Hitachi Vantara die bestehenden Geschäftsprozesse des Konsortiums durch ein Digital Advisory and Assessment Framework überprüft. Im Anschluss daran stellte das Team sein Feedback und Empfehlungen vor, um neue, effizientere Workflows für HR, Finance, IT und Data Governance zu entwickeln, die für eine Umgebung mit gemeinsam genutzten Services geeignet waren.

Nachdem man sich auf die neuen Prozesse verständigt hatte und diese entwickelt waren, unterstützten die Beratungsexperten von Hitachi Vantara Oracle das Konsortium bei der Implementierung der Oracle Cloud-Module, darunter die für Finanzen, Beschaffung, HCM und Gehaltsabrechnung. Das Projekt umfasste die Einführung mehrerer Integrationen und Workflows, von Self-Service, mobilem Zugriff und Berichterstellung. Zusätzlich implementierte das Team benutzerdefinierte Sicherheitsprotokolle, um separaten Zugriff für die verschiedenen Hochschulen innerhalb einer einzigen Instanz der Lösung zu ermöglichen.

Auch als COVID-19 noch vor dem Go Live zuschlug, setzte das Hitachi Vantara-Team seine Arbeit für das Konsortium unbeirrt fort und ermöglichte so einen erfolgreichen Remotestart.

Durch die Oracle Cloud-Lösungen werden verschiedene Prozesse automatisiert, darunter Sonderzahlungen wie Stipendien und Fördermittel und Benachrichtigungen, die mit Standard-Workflows nicht durchführbar sind. Vereinfacht werden zudem die Steuervergünstigungen für nicht ansässige Ausländer, die Besteuerung von Studenten während des Schuljahres und die besonderen Anforderungen an das Abwesenheitsmanagement infolge der COVID-19-Pandemie.

Die detaillierten strategischen Anleitungen und Implementierungsservices von Hitachi Vantara rund um Oracle-Anwendungen haben dazu beigetragen, dass sich Oracle HCM Cloud – infolge der Integrationen mit mehreren nachgelagerten Systemen und externen Leistungs- und Steuerkonformitätsanbietern – als zentrales Datensystem für Mitarbeiterdaten herauskristallisiert hat.

Ergebnis

Höhere Effizienz, niedrigere Kosten

Dank der professionellen Beratung durch Hitachi Vantara zu Oracle-Anwendungen kann das Green Mountain Higher Education Consortium jetzt gemeinsam genutzte Services für Kreditoren-, Leistungs- und Gehaltsabrechnungsfunktionen bereitstellen, wodurch doppelte Arbeit vermieden und Verwaltungskosten gesenkt werden.

Aufgrund der Integration in die verschiedenen Oracle-Anwendungen durch die Beratungsexperten von Hitachi Vantara ist Green Mountain jetzt in der Lage, Prozesse zu automatisieren und zu optimieren und gleichzeitig die Datenintegrität zu verbessern. Die Nutzung mobiler Geräte für Zeiterfassung, Workflow-Benachrichtigungen und andere Self-Service-Aktionen steigert die Produktivität der Mitarbeiter. Durch das Digitalisieren von zuvor papierbasierten Prozessen ist es dem Konsortium außerdem gelungen, die Bearbeitungszeiten für Genehmigungen verkürzen.

Die zentrale integrierte Plattform ersetzt die früheren unterschiedlichen Systeme der Einrichtung, reduziert die Anforderungen an Support und Systemdokumentation und ist gleichzeitig mit niedrigeren Gesamtbetriebskosten verbunden. Das Konsortium wird zudem von der höheren Skalierbarkeit durch die Oracle Cloud-Lösungen profitieren und laufende Updates und neue Funktionen nutzen können, sobald sie verfügbar sind.