Rabobank führt dank Hitachi Content Platform (HCP) das Bankenfeld mit schnellsten Compliance-Nachforschungen an

„Wenn die Compliance-Abteilung bestimmte Unternehmensvorgänge untersuchen musste, suchten wir die erforderlichen Daten aus verschiedenen Quellen zusammen, darunter andere Banken und Dienstleister wie auch Bandsicherungslaufwerke“, fährt Chatelier fort. „Änderte sich der Umfang der Untersuchungsanfrage, mussten wir dieselben Systeme anhand anderer Kriterien erneut durchsuchen. Wir wollten den Compliance-Teams mit mehr Flexibilität und Kollaborationsmöglichkeiten die Arbeit erleichtern. Daher suchten wir nach einer Lösung, die es ermöglichte, mehrere Datenquellen in vielen verstreuten Datensilos mit teils inkompatiblen Kommunikationsarten einheitlich zu erfassen.“

Die Lösung

Um die Suche und das Abrufen von digitalen Assets effektiver zu gestalten, wollte sich Rabobank eine Lösung schaffen, die alle relevanten Daten an einem zentralen Ort zusammenfasste. Durch den zentralisierten Datensatz wäre die Bank in der Lage, Compliance-Nachforschungen durchzuführen, ohne dazu jeweils zurück zur Quelle gehen zu müssen – auch dann nicht, wenn sich die Kriterien für die Untersuchung ändern sollten. Außerdem könnten auf diese Weise die Daten korrekt verwaltet werden, mit Compliance-konformen Zugriffssteuerungen, Audit-Trails, und automatisierter, richtliniengesteuerter Datenlöschung. Die sichere, auditierte Aufbewahrung auf Objektebene ersetzte die alte Vorgehensweise, wo über das gesamte Datensilo sozusagen einfach eine Staubschutzhülle geworfen wird ...

Im Rahmen eines von der Global Compliance Group gesponserten Projekts beauftragte die Rabobank Hitachi Data Systems, eine hochmoderne Plattform für Datenaufnahme und Suche auf Basis der Hitachi Content Platform (HCP)-Technologie aufzubauen. Diese Lösung sollte sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten aus dem gesamten Unternehmen automatisch sammeln, schützen und indizieren.

„Was uns von Anfang an gefiel und ausschlaggebend für die Wahl der HCP-Lösung war, ist ihre einzigartige und besondere Eignung für Compliance-Systeme“, sagt Chatelier. „Ebenso wichtig war es aber auch, den richtigen Partner für dieses Projekt zu finden. Aufgrund früherer Erfahrungen mit HDS-Hardware wussten wir, dass wir uns darauf verlassen konnten, dass HDS eine grundsolide Lösung liefert.“

Die Daten werden schon in dem Moment indiziert und durchsuchbar gemacht, wo die Daten vom HCP-System aufgenommen werden. Anschließend werden die Daten je nach Quelle separiert, z. B. E-Mail oder Sprachaufzeichnung und auch nach Länderherkunft, sodass Zugriffs- und Aufbewahrungsrichtlinien je nach Erfordernissen des jeweiligen Landes angewendet werden können.

Auf dieses System aufgesetzt ist ein benutzerfreundliches, interaktives Web-Interface, mit dem die autorisierten Mitglieder des Compliance-Teams Nachforschungen und Suchen durchführen können. Dank der neuen Lösung kann die Global Compliance Group ihre eigenen Abfragen definieren, und nur die richtigen Leute im richtigen Team haben auf die für sie relevanten Datenquellen Zugriff. Außerdem können auf Basis eines einzigen, umfassenden Datenspeichers alle potenziellen Datenquellen, wie z. B. E-Mail, Sprachaufzeichnungen, SMS, Dokumente usw. einem Screening unterzogen werden, damit die regulatorische Compliance gewahrt ist.

Um die Resilienz der Lösung zu gewährleisten, werden zwei HCP-Appliances als Active/Active-Paar ausgeführt – eine in den Niederlanden und eine in Großbritannien. Bei einem Vorfall an einem Standort setzt das andere HCP-System den Betrieb ohne Unterbrechung fort. Diese Zweieranordnung dient als Backup und Archiv für alle lokalen Systeme und ist eine große Entlastung für das IT-Team. Gleichzeitig sorgt die durch HCP-Paare gewährleistete Hochverfügbarkeit dafür, dass jederzeit ein vollständiger, konsolidierter Datensatz von Bankvorgängen für Compliance-Untersuchungen verfügbar ist.

Das Ergebnis

Mit der HCP-basierten Ingest-and-Search-Plattform hat die Global Compliance Group den für Untersuchungen erforderlichen Datenzugriff durch ein einziges, zentrales Portal vereinfacht und jederzeit möglich gemacht.

„Die HCP-Lösung hat hinsichtlich der Effizienz und Flexibilität von Untersuchungen deutliche Verbesserungen gebracht, und die für Compliance-Suchen benötigte Zeit von Wochen auf Stunden reduziert“, so Chatelier. „Berechtigte Benutzer können alle benötigten Daten direkt am Platz abrufen und ihre Aufgaben erledigen, ohne die IT bemühen zu müssen. Das Compliance-Team kann also effektiver und effizienter arbeiten, und gleichzeitig wird die Workload für die IT-Leute reduziert.“

Er fügt hinzu: „Dadurch, dass das IT-Team von administrativen Datensuch- und Datenerfassungsaufgaben entlastet wird, kann es sich intensiver den proaktiven Geschäftsangelegenheiten widmen. Die HCP-Lösung gibt uns Kontrolle über das Unkontrollierbare. Als unveränderbare Datenquelle können sich die Compliance-Teams voll und ganz darauf verlassen, dass die Informationen keinerlei Veränderungen erfahren haben. Die in der HCP-Lösung verwahrten Daten sind vollständig, umfassend und auditierbar. Zudem können wir einerseits ungewollte Löschungen verhindern, andererseits Daten automatisiert und unwiderruflich löschen, wenn bzw. sobald es die Compliance-Richtlinien vorschreiben.“

Angesichts des großen Erfolgs des Projekt plant die Rabobank, der Plattform weitere Datenquellen hinzuzufügen, hierzu zählen Börsenhandel-Messaging-Anwendungen und Skype for Business.

„Mit der HCP-basierten Lösung setzt die Rabobank einen neuen Standard für Compliance-Untersuchungen im Bankensektor. Wir sind zuversichtlich, dass andere Institutionen in unsere Fußstapfen treten werden“, so Chatelier.

„Die regulatorische Landschaft verändert sich ständig. Die HCP-Lösung ermöglicht es, Compliance-Untersuchungen schnell und sicher über alle globalen Geschäftsbereiche hinweg durchzuführen. Vor allem verschafft uns HCP als umfassende Lösung die vollständige Übersicht und Kontrolle über unsere Daten. Mit der Hitachi Content-Plattform ist die Rabobank auch für künftige Compliance-Herausforderugen gerüstet“, folgert Hendriks.